Olá, amigos e amigas da estrada!
Dezembro chegou e, com ele, aquele momento importante de organização: revisar documentos, conferir recibos e deixar tudo pronto para a declaração do próximo ano. Para quem é caminhoneiro autônomo ou MEI, manter o registro correto das despesas pode fazer toda a diferença, inclusive na hora de reduzir impostos de maneira legal e vantajosa.
Neste guia simples e direto, você vai entender quais despesas podem ser deduzidas, como registrar cada uma delas e quais cuidados são essenciais para evitar problemas no futuro.
Por que registrar despesas é tão importante?
Para quem trabalha por conta própria, especialmente no transporte rodoviário, boa parte das receitas e gastos passa diretamente pelo caminhoneiro. E isso significa duas coisas:
- Você pode reduzir sua base de cálculo de impostos, desde que comprove gastos relacionados ao trabalho.
- Manter tudo organizado evita multas, problemas com a Receita e atrasos no envio da declaração anual.
Ou seja: registrar corretamente é ganhar dinheiro e tempo.
Quais despesas podem ser lançadas por autônomos e MEI Caminhoneiro?
Aqui está uma lista de gastos que você pode — e deve — registrar ao longo do ano:
Combustível
O diesel é um dos custos mais altos do transporte. Todo abastecimento pode (e deve) ser comprovado com nota fiscal.
Pedágio
Guarde os comprovantes ou utilize aplicativos que armazenam recibos digitais.
Manutenção e peças
Troca de óleo, pneus, alinhamento, balanceamento, reparos e revisões.
Despesas com alimentação e pernoite em viagens
Gastos do dia a dia na estrada também podem ser incluídos, desde que comprovados.
Equipamentos e ferramentas de trabalho
Rastreador, celular utilizado no serviço, EPI, acessórios do caminhão e custos de softwares de gestão.
Seguro do veículo e rastreamento
Importantes para a operação e aceitos como despesas dedutíveis.
Documentos obrigatórios e taxas
Licenciamento, DPVAT (quando aplicável) e outros custos relacionados ao exercício da atividade.
Contabilidade e assessoria fiscal
Se você paga uma empresa ou contador, esses valores também entram.
Como registrar as despesas na prática?
Guarde todas as notas fiscais
Seja em papel ou digital, o importante é não perder nenhum comprovante. Use uma pasta física e outra digital, tirando foto das notas no dia da compra.
Organize por categorias
Crie pastas separadas, como “Combustível”, “Pedágio”, “Alimentação”, “Peças”, etc. Isso facilita muito no momento da declaração.
Use aplicativos de gestão financeira
Hoje existem ferramentas simples, algumas gratuitas, que permitem lançar despesas diariamente. Isso evita esquecimentos e ajuda a manter tudo atualizado.
Anote até os gastos pequenos
Uma água, um lanche rápido ou um estacionamento podem parecer pouco, mas, somados ao longo do ano, fazem diferença na dedução.
Para MEI Caminhoneiro: siga o DAS e o faturamento
O MEI Caminhoneiro tem tributação diferenciada (12% sobre o faturamento anual). Registrar despesas ajuda no controle financeiro e na prestação de contas, mesmo quando não são dedutíveis no DAS.
Erros que muitos caminhoneiros cometem — e que você deve evitar
Misturar despesas pessoais com profissionais
Isso atrapalha sua contabilidade e pode gerar irregularidades.
Não pedir nota fiscal
Sem documento, não existe despesa válida para fins fiscais.
Deixar tudo para o último mês
A organização deve ser feita ao longo do ano, dezembro é apenas o momento final de revisão.
Não consultar um contador
Mesmo com pouca movimentação, revisar documentos com um profissional evita dores de cabeça futuras.
Como se preparar agora para pagar menos em 2026
Dezembro é o mês ideal para:
- Revisar todas as pastas do ano;
- Atualizar registros que ficaram para trás;
- Conferir notas faltando;
- Identificar oportunidades de dedução;
- Planejar um sistema simples para se organizar melhor em 2026.
Quanto mais completo for o seu controle, menor será sua base de cálculo e, consequentemente, menor será o valor a pagar em impostos, sempre dentro da lei.
E aí, amigos e amigas da estrada, prontos para colocar a papelada em ordem e começar o próximo ano com tudo organizado? O bom caminhoneiro não cuida só do bruto: cuida também das contas.
Nós, do Brasil Caminhoneiro, agradecemos sua parceria!
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Boa estrada e ótima organização de fim de ano! 🚚
